การเงินของคุณเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่คุณควรปล่อยให้เป็นไปตามโอกาส การมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดขึ้นโดยประเมินความเสี่ยงและความสามารถของคุณได้ดียิ่งขึ้นน่าประหลาดใจ แม้ในโลกปัจจุบันที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี ธุรกิจจำนวนมากยังคงสร้างรายงานทางการเงินด้วยตนเอง แม้ว่าการทำงานกับข้อมูลใน Google ชีตหรือ
Excel อาจดูเหมือนเป็นการยกระดับจากการบันทึกกระดาษ
แต่ก็ยังไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณปัญหา #1: การสร้างรายงานด้วยตนเองนั้นเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายอย่างน่าประหลาดใจ
แม้ว่าเครื่องมือเช่น Google ชีตและ Excel สามารถทำให้บางแง่มุมของการติดตามข้อมูลทางการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่กระบวนการนี้ผิดพลาดได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ มีเหตุผลว่าทำไม Microsoft จึงมีหน้าสนับสนุนเต็มรูปแบบสำหรับตรวจหาข้อผิดพลาดในสูตร Excelโดยเฉพาะ
ปัญหาต่างๆ เช่น ข้อผิดพลาดในการเปลี่ยนตำแหน่ง การแบ่งสูตร หรือปัญหาเกี่ยวกับลิงก์ข้อมูลต้นทางอาจส่งผลให้เกิดค่าความผิดพลาดหรือการคำนวณขั้นสุดท้ายที่ผิดเพี้ยนไปอย่างมาก
แม้ว่าข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะสังเกตเห็นได้ค่อนข้างง่าย แต่สูตรที่ผิดพลาดที่พัฒนาขึ้นด้วยตนเองอาจส่งกลับตัวเลขที่ดูถูกต้อง แม้ว่าจะไม่ใช่ก็ตาม ผลที่ตามมาคือ ผู้นำธุรกิจอาจได้รับภาพที่ไม่ถูกต้องอย่างมากว่าการเงินของบริษัทเป็นอย่างไร
ปัญหา #2: การรายงานด้วยตนเองทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลลดลง
เนื่องจากมีความเป็นไปได้สูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการรายงานด้วยตนเอง ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการรายงานมักจะต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง
ตามบล็อกโพสต์จาก DataRails บริษัทวางแผนและวิเคราะห์ทางการเงินอธิบายว่า “มีหลายจุดที่ต้องตรวจสอบเมื่อสร้างรายงานด้วยตนเอง ขั้นแรก สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จะเข้าสู่รายงาน จากนั้น หลังจากที่รายงานต่างๆ สร้างขึ้น ต้องมีการทบทวนครั้งที่สองเกี่ยวกับวิธีการนำเสนอ ซึ่งหมายความว่ารายงานด้วยตนเองให้คุณค่าที่สูงกว่าในการตรวจสอบข้อมูลมากกว่าการวิเคราะห์ข้อมูล”
ด้วยการละทิ้งโอกาสในการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน ธุรกิจสามารถพลาดข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญซึ่งจะส่งผลต่อการตัดสินใจที่สำคัญ ข้อมูลอาจถูกต้อง แต่หากไม่มีการวิเคราะห์เชิงลึก ก็ไม่มีประโยชน์เท่าที่ควร
ที่เกี่ยวข้อง: 6 สิ่งที่คุณไม่รู้เกี่ยวกับงบการเงินของคุณ
ปัญหา #3: การรายงานด้วยตนเองใช้เวลาและทรัพยากรมากเกินไป
การรายงานทางการเงินด้วยตนเองต้องการเวลาและทรัพยากรของทีมอย่างมาก พนักงานต้องจัดหาและป้อนข้อมูลทางการเงินจากแพลตฟอร์มที่หลากหลาย จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องจริง
บ่อยครั้งที่สมาชิกในทีมต้องใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์หลายโปรแกรมเพื่อรวบรวม จัดการ และนำเสนอข้อมูล สร้างจุดสัมผัสหลายจุดที่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบจึงต้องเกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การถ่ายโอนข้อมูลไปยังสเปรดชีต Excel ไปจนถึงเมื่ออัปโหลดเป็นส่วนหนึ่งของงานนำเสนอ
จำเป็นต้องพูด การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานานพอสมควร ซึ่งสามารถนำไปใช้กับงานในระดับที่สูงขึ้นได้ เช่น การวิเคราะห์ว่าข้อมูลทางการเงินมีความหมายอย่างไรต่อสุขภาพโดยรวมของบริษัทของคุณ ในความเป็นจริง จากการวิจัยของ SmartSheet “พนักงานเกือบ 70% กล่าวว่าโอกาสที่ใหญ่ที่สุดของระบบอัตโนมัติอยู่ที่การลดเวลาที่เสียไปกับการทำงานซ้ำๆ” โดย 55% ระบุว่าการรวบรวมข้อมูลเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงาน
คุณทำอะไรแทนได้บ้าง?
การใช้ระบบอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนกลไกการรายงานทางการเงินของคุณได้อย่างสมบูรณ์ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณขจัดปัญหาทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการรายงานทางการเงินด้วยตนเอง แต่ยังสามารถสร้างโอกาสใหม่ ๆ ที่ช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกขึ้นและนำไปปฏิบัติได้มากขึ้น
ต่อไปนี้เป็นวิธีสำคัญที่คุณจะได้ประโยชน์จากรายงานทางการเงินอัตโนมัติ:
การสร้างรายงานอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ ระบบการรายงานทางการเงินขั้นสูงสามารถตั้งค่าให้สร้างรายงานโดยอัตโนมัติตามข้อมูลของบริษัทของคุณโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพิ่มเติม เครื่องมืออัตโนมัติไม่เพียงแค่จัดหาและตรวจสอบข้อมูลภายในเท่านั้น แต่ยังสามารถนำเสนอในรายงานที่ดึงดูดสายตาซึ่งง่ายต่อการใช้สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ความสามารถในการจัดทำรายงานทางการเงินอย่างรวดเร็วเป็นรายไตรมาส รายเดือน หรือแม้แต่แบบเฉพาะกิจทำให้ผู้นำสามารถวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนทางการเงินของบริษัทได้ง่ายขึ้น แทนที่จะสนใจว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ความหมายของตัวเลขสำหรับสุขภาพทางการเงินขององค์กรแทน
แนะนำ ufaslot888g
